Assemblée Générale 2020 – Votes « à distance »

• 12 septembre 2020
• Robert CORDIER

Dans le dernier Polio Infos (n°33), nous vous informions de l’annulation de nos Journées Rencontres –Assemblée Générale et la lettre du président vous en expliquait les raisons (conséquence de la crise sanitaire qui perdure).

Aujourd’hui nous vous présentons les modalités d’organisation de notre Assemblée Générale 2020 décidée par le conseil d’administration du 19 août 2020, en application de l’ordonnance N°2020-321 publiée par le gouvernement le 25 mars 2020 :

L’AG « à distance » 2020 est fixée au 22 octobre et se tiendra à huit clos au siège social de l’association :

Rappel : sur le plan strictement administratif une assemblée générale a pour but de valider ou non le bilan de l’année qui s’achève (moral et financier) et valider ou non les objectifs à mettre en œuvre à partir de cette date ; voire, le cas échéant, procéder au renouvellement de tout ou partie de son Conseil d’Administration.

L’AG à distance sera composée de trois membres de l’association. Une convocation leur sera adressée pour qu’ils se réunissent en présentiel au siège social et assurent le dépouillement des votes par correspondance qui seront ensuite additionnés à ceux recueillis par internet.

Le nombre des membres participants à l’AG virtuelle 2020 par téléconférence sera très limité pour des raisons techniques de faisabilité et d’efficacité. D’ailleurs, les questions soumises au vote, proposées en amont de la tenue de l’AG virtuelle 2020, ne seront pas augmentées de questions diverses généralement possibles lors d’une AG ordinaire en présence des membres. Il sera bien entendu possible de s’exprimer, mais sans que cela fasse l’objet d’un vote. Les éléments exprimés lors de cette séance seront intégrés au compte rendu de l’AG communiqué à l’ensemble des adhérents.

Les votes à distance qui précéderont cette AG auront lieu du 15 septembre au 15 octobre :

Les adhérents à jour de leur cotisation 2020 le 22 août 2020, pourront voter à propos du bilan moral, du bilan financier et du renouvellement des 3 postes sortants d’administrateurs. Et tout ceci à distance, par internet ou, pour ceux qui n’ont pas accès, par correspondance et suffisamment en amont de la date de la tenue de l’AG à huis clos, pour que les résultats soient validés lors de cette assemblée.

Dates et délais

Pour qu’il n’y ait aucune confusion, l’ensemble des adhérents en capacité de voter, soit par internet, soit par correspondance, devra effectuer la démarche dans des délais préalablement donnés, c’est à dire du 15 septembre au 15 octobre 2020 minuit. Il n’y a donc pas lieu de donner pouvoir à un autre membre puisque chacun peut voter par un moyen ou un autre.

Renouvellement des administrateurs

Le Conseil d’Administration, dont les membres sont élus par les adhérents, est en charge de cette mise en œuvre et de son bilan. Les administrateurs sont des membres élus pour un mandat de 3 ans, il faut donc procéder à des élections pour renouveler leur présence à l’échéance de ce mandat (3 cette année). Ce qui a donné lieu à 4 nouvelles candidatures. Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à renouveler, c’est le nombre de suffrages exprimés en la faveur de chacun d’entre-eux qui procèdera, par ordre décroissant, à leur élection pour un mandant de 3 ans. Chaque adhérent aura donc le choix de 3 noms parmi 4.

Résumé du déroulement

Pour résumer, pour cette année exceptionnelle, les adhérents à jour de leur cotisation 2020 le 22 août 2020, pourront voter à propos du bilan moral, du bilan financier et du renouvellement des 3 postes sortants d’administrateurs. Et tout ceci à distance, par internet ou, pour ceux qui n’ont pas accès, par correspondance et suffisamment en amont de la date de la tenue de l’AG à huis clos, pour que les résultats soient validés lors de cette assemblée.

Publication des résultats : ils seront communiqués lors de la tenue de l’AG à distance du 22 octobre 2020. Le Conseil d’Administration qui suit la date de l’AG validera son compte rendu et intégrera les administrateurs élus et veillera à la diffusion de ce compte rendu à l’ensemble des adhérents.

Participation au vote à distance :

Pour les votes par correspondance : Il suffit de mettre son bulletin de vote dans l’enveloppe qui porte votre nom et que nous vous demandons de bien vouloir émarger et de nous la retourner en utilisant l’enveloppe pré-timbrée à l’adresse du siège social de l’association.

(Pour assurer le caractère secret de chaque vote, enveloppes et bulletins seront archivés séparément par les trois membres de l’association chargées du dépouillement.)

Pour les votes par internet : les membres adhérents pourront simplement accéder à leur espace dédié sur le site internet de l’association (polio-france.org) et participer au vote sur la session ouverte à cet effet, en suivant les instructions qui leur seront proposées, dans le respect des dates annoncées.

2 possibilités d’accès :

1.Page d’accueil de polio-france.org en cliquant sur le bouton vert de droite « ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 2020 « À DISTANCE » C’EST PAR ICI, CLIQUEZ » ou

2.En cliquant en haut (dans la bande noire) sur « Mon compte », puis dans Tableau de bord, cliquez sur « de participer aux votes à distance pour l’Assemblée Générale 2020 ».

Attention ! Ceci n’est possible qu’à partir du 15 septembre.

Cas particuliers

Si pour des raisons indépendantes de votre volonté vous ne pouviez effectuer ce vote par internet, faites-nous le savoir le plus rapidement possible pour vous envoyer un formulaire de vote par correspondance. Dans tous les cas, ce mode de vote par correspondance prendra obligatoirement fin le 15 octobre 2020 minuit. Date au-delà de laquelle tout bulletin reçu ne sera pas comptabilisé. Ceci a pour but de réserver les mêmes chances à tous les participants.

Robert Cordier

Président de Polio-France

(Fonctionnement validé par le Conseil d’Administration de Polio-France-GLIP)

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Permanence (lundis a.m.) : 07 69 19 06 90